Guide de l'intégration Zoom

Avant de commencer

• Vistward installé sur macOS, Windows ou Linux, avec un compte d'agenda.
• Un compte Zoom autorisé à planifier des réunions. Votre formule Zoom et les réglages de votre organisation s'appliquent (durée des réunions, code secret, salle d'attente).
• Vistward Pro, ou son essai de 30 jours, pour créer des réunions Zoom. Se connecter, se déconnecter et rejoindre une réunion Zoom sont gratuits.
• Un navigateur web, utilisé une fois pour vous connecter à Zoom.

Ajouter Zoom à Vistward

Vous connectez Zoom une seule fois. Vistward le demande la première fois que vous créez une réunion Zoom, ou vous pouvez le faire depuis les réglages.

• Étape 1. Ouvrez ou créez un événement dans l'agenda. Sur la ligne « En ligne », cliquez sur « Réunion en ligne », puis « Réunion Zoom ». Tant que Zoom n'est pas connecté, l'entrée indique « Connexion demandée la première fois ».
• Ou, avant de planifier un événement : ouvrez les réglages (Vistward, Réglages sur Mac ; Paramètres sur Windows et Linux), puis Général, section « Réunions en ligne », « Services connectés », et cliquez sur « Connecter… » sur la ligne Zoom.
• Étape 2. Dans la fenêtre « Connecter Zoom », cliquez sur « Continuer dans le navigateur ». Vistward affiche « Terminez l'autorisation dans votre navigateur… » pendant qu'il attend.
• Étape 3. Votre navigateur ouvre Zoom. Connectez-vous à votre compte Zoom si besoin, lisez les permissions demandées par Vistward (créer, modifier et supprimer des réunions) et cliquez sur Autoriser. Zoom affiche cette page à chaque connexion d'une application de bureau comme Vistward.
• Étape 4. Revenez dans Vistward. Si vous êtes parti d'un événement, Vistward crée aussitôt la réunion. Dans les réglages, « Services connectés » affiche Zoom avec « Connecté le » et la date.

En cas de problème

Le message affiché par Vistward indique ce qui s'est passé :

• « L'autorisation n'a pas été donnée. Aucune réunion n'a été créée. » Vous avez fermé ou refusé la page de Zoom. Choisissez de nouveau « Réunion Zoom » et cliquez sur Autoriser.
• « La connexion n'a pas abouti. Réessayez. » Le navigateur n'a pas pu revenir à Vistward. Gardez Vistward ouvert pendant la connexion et vérifiez qu'aucun logiciel de sécurité ne bloque les connexions vers 127.0.0.1 (votre propre ordinateur). Puis réessayez.
• « Votre compte Zoom ne permet pas de planifier des réunions. » Demandez à l'administrateur de votre compte Zoom d'autoriser la planification, ou utilisez un autre compte Zoom.
• « Reconnectez Zoom pour créer la réunion. » avec « Reconnecter… ». L'autorisation a pris fin : elle a été retirée dans Zoom, ou n'a pas servi pendant 90 jours. Cliquez sur « Reconnecter… » et suivez les étapes ci-dessus.
• « Impossible de créer la réunion Zoom pour le moment. » avec « Réessayer ». Zoom n'a pas pu être joint ou a refusé la demande pour l'instant, par exemple sans connexion réseau ou après la limite quotidienne de réunions créées par Zoom pour un utilisateur. Réessayez plus tard ; Vistward ne réessaie jamais en arrière-plan.

Utiliser les réunions Zoom dans Vistward

• Créer une réunion : dans l'éditeur d'événement, « Réunion en ligne », « Réunion Zoom ». Vistward affiche « Création de la réunion Zoom… », puis une carte avec l'hôte Zoom, l'ID de réunion, le code secret, « Copier le lien » et « Retirer le lien ». La réunion reprend le titre de l'événement (ou « Réunion » s'il n'en a pas), son heure de début, sa durée et son fuseau horaire ; les autres réglages viennent de votre compte Zoom (code secret, salle d'attente).
• Inviter : quand vous envoyez l'invitation, le lien pour rejoindre, l'ID de réunion et le code secret y figurent, ainsi que dans l'événement (dans le lieu s'il est vide, et à la fin de la description), pour que vos invités puissent rejoindre depuis n'importe quel agenda.
• Déplacer ou renommer : changez l'heure ou le titre de l'événement enregistré, et Vistward met à jour la réunion dans Zoom. Le lien pour rejoindre ne change pas. Une réunion dont le nouveau début est déjà passé n'est pas mise à jour.
• Annuler : cliquez sur « Retirer le lien », supprimez ou annulez l'événement, ou fermez l'éditeur sans enregistrer après avoir créé la réunion, et Vistward supprime la réunion dans Zoom.
• Rejoindre : les événements et les invitations reçues qui portent un lien Zoom affichent « Rejoindre Zoom », qui ouvre la réunion dans votre navigateur ou dans l'application Zoom. Rejoindre est gratuit.
• Vistward ne modifie ou ne supprime que les réunions qu'il a créées. Il ne liste, ne lit et ne modifie jamais vos autres réunions Zoom.
• Sans l'intégration, vous pouvez toujours ajouter votre salle personnelle Zoom ou coller n'importe quel lien Zoom : « Gérer les liens personnels… » et « Coller un lien de réunion… » dans le même menu.

Ce que Vistward utilise et conserve

Vistward n'envoie à Zoom que le titre, l'heure de début, la durée et le fuseau horaire de l'événement. Il garde l'ID de réunion, le lien pour rejoindre et le code secret dans l'événement, sur votre ordinateur, et les jetons Zoom dans le coffre sécurisé du système (trousseau, gestionnaire d'identifiants ou Secret Service). Il ne garde jamais le lien de démarrage de l'organisateur. Aucun serveur de Vistward n'intervient : vos données Zoom ne circulent qu'entre votre ordinateur et Zoom. Le détail est dans la politique de confidentialité.

• Politique de confidentialité : données Zoom

Retirer Zoom de Vistward

Le retrait se fait en deux temps : dans Vistward, qui efface l'autorisation de votre ordinateur, puis dans Zoom, qui la retire chez Zoom. Le site de Zoom est en anglais : ses libellés sont donnés tels quels.

• Dans Vistward : ouvrez les réglages, Général, « Réunions en ligne », « Services connectés », et cliquez sur « Déconnecter » sur la ligne Zoom. Vistward efface les jetons Zoom de votre ordinateur et affiche : « Zoom est déconnecté de Vistward. Pour retirer aussi l'autorisation chez Zoom, supprimez Vistward des applications installées de votre compte Zoom. »
• Dans Zoom, étape 1 : connectez-vous à votre compte Zoom et ouvrez le Zoom App Marketplace.
• Dans Zoom, étape 2 : cliquez sur Manage, puis Added Apps, ou cherchez l'application « Vistward ».
• Dans Zoom, étape 3 : sélectionnez l'application « Vistward ».
• Dans Zoom, étape 4 : cliquez sur Remove.

• Zoom App Marketplace

Après le retrait : ce que deviennent vos données

Vistward ne peut plus créer, modifier ni supprimer de réunion dans votre compte Zoom. Si vous retirez l'application dans Zoom sans vous déconnecter dans Vistward, les jetons de Vistward cessent de fonctionner et il vous demande de vous reconnecter la fois suivante ; cliquez sur « Déconnecter » pour les effacer de votre ordinateur.

Les réunions déjà créées par Vistward restent dans votre compte Zoom, et leurs liens restent dans vos événements : vos invités peuvent toujours les rejoindre. Si vous annulez ensuite l'un de ces événements, Vistward ne peut plus supprimer sa réunion Zoom : supprimez-la vous-même dans Zoom.

Vistward n'a pas de serveur et ne détient aucune de vos données Zoom : il n'y a rien à supprimer de notre côté. Les ID et liens de réunion de vos événements restent sur votre ordinateur jusqu'à ce que vous retiriez le lien ou l'événement, retiriez le compte d'agenda, ou désinstalliez Vistward et ses données.

Obtenir de l'aide

Écrivez-nous ; nous répondons du lundi au vendredi, avec une première réponse sous deux jours ouvrés.

• Assistance

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